En la organización de un retiro de yoga, querrás tener la plena seguridad de que todo va bien, para ello es recomendable elaborar el check-list, es decir, la lista de elementos a comprobar y marcar para comprobar que se han realizado las distintas tareas.

El check-list es una herramienta fundamental para los organizadores de eventos, un verdadero aliado en la fase previa. 

Tener un método de organización es fundamental para quien organiza un evento, ya sea de yoga, un curso, un taller, un festival. Por lo tanto, el check-list debe ser claro y completo. Al redactarlo hay que recordarlo todo. Al final sirve para esto, recuérdalo ahora para no olvidarlo después.

 

Sí, está bien, pero ¿cómo se hace? El secreto es pensar lógicamente y escribir una lista real de todo lo que necesitas hacer para organizar tu evento. El resto es cuesta abajo: solo sigues la lista y, poco a poco, revisas los elementos.

En primer lugar debemos escribir en un sentido lógico, es decir, en un sentido "cronológico" : es importante anotar las actividades a realizar en orden de prioridad. Cada uno tiene su propio método: hay quienes escriben todo y luego ordenan las cosas por hacer de la primera a la última y quienes, en cambio, prefieren escribirlas ya en orden cronológico. 

 

Un ejemplo de un lista check-list

Cada tipo de evento requiere un check-list diferente. Y cada evento de yoga es independiente, la lista de tareas pendientes cambia dependiendo de si se trata de un retiro, un taller, unas vacaciones de yoga, una clase residencial o lo que sea. 

Aquí comparto un ejemplo de una lista de verificación genérica, para ser modificada e integrada según el caso específico.

Ubicación del evento (si es en un centro de yoga, o en otro tipo de locación, etc.). Existe una amplia selección de instalaciones ideales para organizar este tipo de eventos, es importante poner prioridad en los sitios al aire libre, dónde la naturaleza se fusione el ser. Recuerda que una ciudad no es un impedimento para organizar un retiro de yoga, existen sitios alejados, como por ejemplo si buscas casa rural en la sierra de madrid, encontrarás una enorme oferta de casas rurales para encuentros de este tipo. Pide distintos presupuestos y compara servicios y alternativas.

 

Definir el target al que te diriges

Escribir el texto del evento.

Promocionar el evento.

Evaluar comentarios de los asistentes.

Preparar material para distribuir a los participantes.

Consultar servicios técnicos (si es necesario)

Enviar recordatorios a los asistentes

Consultar el tiempo para un evento al aire libre

En el sitio, verifique la configuración

Verificar el personal (si lo hay)

 

Posterior al evento: solicitar comentarios y referencias

Puede parecer un juego de palabras, pero revisar la lista de verificación es más que necesario. Después de escribir tu lista, comprueba punto por punto, te ayudará tanto a entender si la secuencia cronológica se mantiene, como a comprobar que no te has olvidado nada.

 

No te apresures

Para quienes organizan eventos, completar la lista de verificación es un objetivo muy importante, al que dedican el tiempo necesario. No tengas prisa, recuerda que es mejor recordar bien todas las cosas que hay que hacer antes de hacerlas, que olvidar algunas por el camino.

 

¿Y después del evento?

Pedir comentarios y referencias. Esta es una voz muy importante para tus eventos futuros: siempre recuerda pedir tanto comentarios sobre cómo fue el evento (las críticas siempre son bienvenidas si sirven para mejorar el evento y la forma de tratar con los practicantes), como referencias (muy útiles para "gastar" para la promoción de sus próximos eventos). 

Al final del evento, también puede distribuir una especie de "cuestionario": incluso una sola pregunta es suficiente para comprender cómo fue y cómo se encontraron sus estudiantes/profesionales. 

 

 

No te olvides de agradecer. Un gracias siempre es muy bien recordado por los participantes.